AI社員ニュース ── 経営者が来週から使える話
メールで届いた請求書、紙に印刷して捨てていませんか。電子取引データは電子のまま保存が義務、守るルールは3つ
メールやネットで受け取った請求書や領収書は、紙に印刷して保存すれば足りる、という扱いは2023年12月31日で終わりました。国税庁の案内によると、2024年1月1日以後にやり取りした電子取引データは、電子のまま保存する必要があります。
何を保存するのか
書面でやり取りしていたら保存が必要な書類（注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など）に当たる電子データを、受け取った場合も送った場合も、電子のまま保存することが義務です。請求書だけではありません。
2022年度の税制改正で設けられた、印刷した紙で保存してよいとする宥恕措置は、2023年12月31日で廃止されました。
守るルールは3つ
一つ目は改ざんを防ぐ措置です。タイムスタンプ付きのデータを受け取る、受け取ったデータにタイムスタンプを付ける、訂正・削除の履歴が残るシステムで保存する、改ざん防止の事務処理規程を作って運用する、のいずれかで足ります。専用のシステムを入れなくても、規程で対応できます。
二つ目は、保存したデータを見るためのディスプレイやプリンタを備えることです。三つ目は、日付・金額・取引先の3つで検索できることです。表計算ソフトで索引簿を作る、日付・金額・取引先の順にファイル名を付けて一つのフォルダに集める、といった簡単な方法でも満たせます。
基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務調査のときにデータのダウンロードの求めに応じられるようにしておけば、検索の要件は不要です。
間に合わない場合
人手不足や資金不足など、税務署長が相当の理由があると認める場合で、税務調査のときにデータのダウンロードと印刷した書面の提示・提出の両方に応じられるなら、データを保存しておくだけで足ります。事前の届出は要りません。まずは電子データを消さずに残すことが大切です。
来週から使える手順
- メールやネットで受け取った・送った請求書や領収書が、どこに何件あるかを洗い出す
- 国税庁のひな形を使って、改ざん防止の事務処理規程を作る
- 日付・金額・取引先の順のファイル名で、一つのフォルダに集める（または索引簿を作る）
- 印刷した紙だけで済ませていた分は、元の電子データを消さずに残す
受け取った請求書のファイル名の付け替え、索引簿づくり、保存漏れの洗い出しは、AI社員にLINEで頼めます。事務処理規程の中身と、税務署への対応の判断は、人（経営者と税理士）が行います。